Manajemen Proyek di Bidang IT dan Pendidikan

Prinsip Umum Manajemen Proyek

George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai 4P yaitu:

• Perencanaan (Planning)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Penggerakan (Actuating)
• Pengendalian (Controling)

Apa atu 4P? dan bagaimana penerapanya? mari kita simak penjelasan berikut.

A. Perencanaan (Planning)

Perencanaan (Planning) adalah proses secara sistematis mempersiapkan guna mencapai tujuan tertentu. Kegiatan di artikan sebagai kegiatan yang di lakukan dalam rangka kontruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kedua pihak harus mempunyai konsep perencanaan (planning) yang tepat untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Ada beberapa hal yang harus di ketahui dalam proses perencanaan antara lain :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedian.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penepatan jangka waktu yang dapat di sediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian kerja (organizing) di maksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang di lakukan oleh sekelompok orang, di pimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang di  perlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfingsi sebagai ;

• Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

C. Penggerakan (Actuating)

Penggerakan (actuating) diartikan sebagai fungsi managemen untuk menggerakan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah di tetapkan di dalam perencanaan (planning). Pada tahap ini di perlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakan, menggerahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompok untuk secara bersama sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah di tetapkan.

Ada beberapa metode dalam mensukseskan Penggerakan (actuating) yang di kemukakan oleh George R. Terry yaitu :

• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian (contrilling) di artikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah di laksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan pengendalian terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan pengendalian (controlling) mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Tujuan manajemen proyek ini antara lain :

1. Membantu menyusun proyek pada KKN PPL/Prakerin PKL.
2. Menciptakan inovasi di sekolah.
3. Dapat memanage proyek/perusahaan. 
4. Mampu mengimplemementasikan.
5. Mengembangkan lembaga yang dipimpin.
6. Taknis memilih proyek yang layak dijalankan.
7. Memotivasi karyawan.

Yang diharapkan/diinginkan dari manajemen proyek ini adalah sebagai berikut :

1. Ingin tahu macam-macam proyek dan perbedaannya.
2. Pining tahu time management.
3. Bagaimana melaksanakan proyek.
4. Cara membuat proyek.
5. Menggarap proyek.
6. Bagaimana menyusun anggaran proyek.
7. Bagaimana memilih proyek yang baik.

Konsepsi Proyek

Kegiatan proyek adalah Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yang dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).

Kriteria Proyek supaya berhasil antara lain :

• Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan.
• Kapabel untuk dilaksankan.
• Fleksibel dlm menghasilkan produk yang diharapkan.
• Mudah dimplementasikan.
• Cos effectiveness.

Contoh Proyek :

• Pendidikan Multikulturan di SMA.
• Pengemabangan SD/SMPTerpadu (dalam satu atap=satu manajemen).
• Pendidikan Bilingual.
• Pendidikan keunggulan lokal.
• PGSD.

Jenis Proyek Pendidikan :

Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:

• Proyek konstruksi (pembangunan gedung sekolah).
• Proyek manufaktur (untuk menghasilkan produk baru).
• Proyek penelitian dan pengembangan.
• Proyek pelayanan manajemen (hasilnya berupa laporan akhir).
• Proyek kapital (untuk investasi, pembebasan tanah).

Perbedaan Proyek dan Program.

Proyek 

Paket / Rangkaian kegiatan yang merupakan bagian dari program, berlangsung dalam jangka waktu yang telah ditentukan (terbatas) dengan alokasi sumber daya tertentu & untuk mencapai  sasaran yang telah ditetapkan (indikatornya  jelas).

Program

Sederetan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

PS: Kegiatan yang sudah dilaksanakan bukan lagi merupakan program.

Perbandingan  Proyek & Program.

• Perbedaannya pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan.
• Program memiliki skala kegiatan yang lebih besar dari pada proyek.
• Program  (deretan kegiatannya)  dapat dipecah menjadi proyek. 

Persamaannya:  

Isi dari Program & Proyek adalah Kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

KONSEP  MANAJEMEN PROYEK PENDIDIKAN

 Manajemen proyek Pendidikan: Mengatur Proyek di Bidang Pendidikan dengan menggunakan pendekatan manajemen (proyek pendidikan sebagai obyek kajian manajemen).

Konsep  Manajemen

1. Manajemen adalah:

Rangkaian Kegiatan (dalam proses memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota organisasi) dalam rangka mencapai tujuan organisasi. 

2. Cara Manajemen:

Merencanakan jenis maupun bentuk/isi kegiatan anggota, mengorganisir, menjelaskan cara melakukan kegiatan, mengkoordinir dan mengevaluasi.

baca selenkapnya disini.